Возможности Amazon WorkDocs

Хранение контента в Amazon WorkDocs. В Amazon WorkDocs можно хранить любые типы файлов. По умолчанию для каждого пользовательского аккаунта в Amazon WorkDocs выделено хранилище объемом 1 ТБ. Администраторы могут устанавливать ограничения на объем хранилища для отдельных пользователей, а также приобретать для пользователей дополнительный объем хранилища с оплатой по факту использования. Объем дополнительных данных и количество документов, которые можно хранить в Amazon WorkDocs, не ограничены.

Неограниченное управление версиями. Возможность неограниченного управления версиями позволяет без лишних усилий контролировать предыдущие версии контента в Amazon WorkDocs. При каждом сохранении файла создается его новая версия. В Amazon WorkDocs все отзывы связаны с определенной версией файла, что позволяет просто вернуться к комментариям, сделанным на предыдущих этапах работы. Вы также можете удалить определенную версию файла, которая принадлежит вам, чтобы более эффективно управлять лимитом данных или помочь защитить и обезопасить данные, удалив предыдущую версию, которая больше не нужна по какой-либо причине.

Поиск. Amazon WorkDocs Smart Search ускоряет поиск контента, оставляя пользователям больше времени на создание, редактирование файлов и обмен информацией с коллегами. Вы можете выполнять поиск по содержимому документа, комментариям и меткам, а не только по названиям файлов и папок. Кроме того, можно уточнять поиск по таким критериям, как местоположение контента, время последнего обновления, диапазон дат и конкретные типы файлов. Результаты отображаются в виде сортированного списка, где представлены сначала папки, а потом файлы.

Контент и поиск WorkDocs Drive в автономном режиме. Благодаря автономным функциям WorkDocs Drive вы можете получить доступ к контенту, даже если сетевое подключение работает нестабильно. Кроме того, благодаря функции интеллектуального поиска вы сможете найти необходимый контент как в режиме онлайн, так и в автономном режиме. Интеллектуальный поиск WorkDocs позволяет не только искать файлы по имени, но и создавать поисковые запросы по контенту, комментариям и меткам документов.

Совместный доступ по ссылке. С помощью ссылок для совместного доступа можно предоставлять любым участникам доступ к файлам, приглашать пользователей в рамках компании к совместной работе и запрашивать их комментарии. При создании ссылки можно настроить либо публичный доступ к файлу (для всех), либо доступ только для других пользователей. Дополнительно можно настроить срок действия ссылки и пароль для доступа.

Приглашение внутренних и внешних пользователей. Amazon WorkDocs позволяет приглашать других пользователей для просмотра, редактирования файлов и совместного владения ими. Для этого нужно ввести имена пользователей, имена групп и адреса электронной почты. Можно с помощью личного сообщения попросить кого‑либо предоставить комментарий по конкретному вопросу и указать крайний срок. Сервис также позволяет предоставлять доступ к контенту внешним пользователям. Гостевой аккаунт для них будет создан при первом входе в Amazon WorkDocs.

Общий доступ к файлам за один щелчок. Благодаря Amazon WorkDocs Companion пользователи могут одним щелчком предоставлять общий доступ к контенту непосредственно из Проводника на ПК с Windows. Для использования этой возможности на ПК с Microsoft Windows требуется установить приложение Amazon WorkDocs Companion. Файлы можно загружать на веб‑сайт Amazon WorkDocs и предоставлять доступ к ним с помощью ссылок, которые будут автоматически копироваться в буфер обмена.

Управление файлами. Сервис Amazon WorkDocs позволяет определять лиц, которые смогут открывать, комментировать, загружать и распечатывать файлы. На время внесения правок файлы можно заблокировать, тогда правки будут защищены от перезаписи другими пользователями, что устраняет необходимость в координировании процесса внесения изменений. По завершении работы с файлом также можно отключить обратную связь.

Шифрование. Для защиты данных и обеспечения соответствия нормативным и законодательным требованиям контент в Amazon WorkDocs шифруется при передаче и хранении. Сервис Amazon WorkDocs создан на платформе AWS, для которой безопасность является приоритетом номер один.

Управление заданиями. Раздел заданий в Amazon WorkDocs позволяет централизованно просматривать отложенные, назначенные и завершенные задачи. Вы можете использовать отправку контента на просмотр, запрос на доступ к файлу, передачу прав собственности на файл и запрос на совершение действия со стороны администратора сайта. С помощью раздела заданий коллективы могут более эффективно координировать свою работу, выделяя задачи, которые запланированы на текущий день.

Amazon WorkDocs Drive – это приложение для ПК, сочетающее удобство работы в Проводнике Windows или Mac Finder с масштабируемостью Amazon WorkDocs. Благодаря Amazon WorkDocs Drive все файлы пользователя доступны по запросу с устройства, но при этом не занимают ценное дисковое пространство на ПК или Mac. Amazon WorkDocs Drive можно использовать в качестве основного пользовательского диска, что позволяет отказаться от хранения контента в общих сетевых папках.

Все изменения контента, совершенные в Amazon WorkDocs Drive, автоматически синхронизируются с сайтом Amazon WorkDocs и становятся доступны на любых устройствах через приложения Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive можно использовать на ПК с Microsoft Windows, на рабочих столах Amazon WorkSpaces или компьютерах с macOS 10.11 или более новой версии.

Комментарии. Amazon WorkDocs позволяет добавлять частные комментарии, форматировать текст в них, отмечать комментарии как выполненные и отвечать на комментарии в форме древовидного диалога. Предоставляя обратную связь в Amazon WorkDocs, можно добавлять общие комментарии или комментарии к определенной части файла.

Оповещения. Чтобы сообщить другому пользователю о новом комментарии, можно указать его имя в формате @имя_пользователя. Сервис позволяет отключать уведомления по электронной почте для выбранных файлов.

Запрос обратной связи. При предоставлении общего доступа к документу пользователь может назначить своим коллегам задачу, которая будет отображаться на вкладке «Задачи» в верхнем правом углу пользовательского интерфейса Amazon WorkDocs.

Редактирование в Microsoft Office. Amazon WorkDocs Companion позволяет редактировать документы непосредственно в Microsoft Office. Amazon WorkDocs Companion – это приложение, позволяющее редактировать файлы Microsoft Office, .pdf и .txt прямо в браузере. Изменения можно сохранить в качестве новой версии на веб‑сайте Amazon WorkDocs. Благодаря Amazon WorkDocs Companion больше не нужно вручную загружать, сохранять и пересылать файлы при работе с Amazon WorkDocs в браузере.

Открыть в Microsoft Office Online. Amazon WorkDocs позволяет открывать и редактировать файлы Microsoft Office непосредственно в браузере с помощью возможности Open with Office Online. Просматривать комментарии, редактировать и вносить правки в файлы Microsoft Office можно без смены приложений.

Hancom ThinkFree Office Online. Благодаря решению Hancom Thinkfree Office Online сервис Amazon WorkDocs позволяет в режиме реального времени создавать файлы Microsoft Office в браузере с возможностью совместного редактирования. Пользователи могут создавать новые документы, таблицы и презентации прямо в браузере.

Лента активности Amazon WorkDocs позволяет легко отслеживать все взаимодействия пользователей с контентом, размещенным на сайте Amazon WorkDocs. Пользователи могут проводить поиск действий по файлу, папке или имени пользователя в режиме реального времени. Дополнительно можно использовать разнообразные фильтры при выводе результатов.
Ленту активности можно использовать для отслеживания действий по файлу, папке или имени пользователя в рамках всего сайта в режиме реального времени. Дополнительно можно использовать разнообразные фильтры при выводе результатов.

Зайти на сайт Amazon WorkDocs можно из любого браузера, имеющего доступ в Интернет. Для доступа к Amazon WorkDocs также разработаны мобильные приложения для устройств с iOS и Android, а также планшетов Fire. Это позволяет участвовать в совместной работе над контентом в любое время и с любого устройства.

Чтобы соответствовать принятым в организации бизнес‑процессам, можно использовать рабочие процессы с утверждением. Рабочие процессы с подтверждением в WorkDocs позволяют направлять документы и другие файлы одному или нескольким пользователям для утверждения. Такие рабочие процессы дают пользователям возможность автоматизировать процессы управления документами и их утверждения.

Соответствие требованиям. Amazon WorkDocs соответствует требованиям HIPAA, PCI DSS и ISO. Amazon WorkDocs поможет обеспечить соответствие нормативным и законодательным требованиям в области совместной работы и управления файлами. Amazon WorkDocs позволяет безопасно хранить критически важные финансовые и медицинские данные, а также использовать их для совместной работы. Сервис Amazon WorkDocs сертифицирован по стандартам ISO 9001, 27001, 27107 и 27018, что помогает клиентам подтвердить свою приверженность обеспечению защиты данных.

Интеграция с Active Directory. Amazon WorkDocs позволяет использовать для управления пользователями Active Directory. В Active Directory можно создавать пользовательские группы, включать многофакторную аутентификацию (MFA) и настраивать систему единого входа (SSO) для сайта Amazon WorkDocs. Использование Active Directory совместно с Amazon WorkDocs дает пользователям возможность входить в систему с помощью уже существующих данных для доступа.

Интеграция с Active Directory осуществляется двумя способами: с помощью настройки безопасного доверенного канала связи между локальной версией Active Directory и контроллером домена AWS Directory Service для Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) либо с помощью Active Directory Connector в AWS Directory Service.

Автоматическая активация. С помощью автоматической активации всем пользователям Active Directory при выделении сайта WorkDocs предоставляется аккаунт WorkDocs. Это позволяет им входить в систему и использовать все функции WorkDocs в качестве управляемых пользователей. При этом не нужно выполнять активацию каждого пользователя вручную. Пользователи с ролью управляемого пользователя могут сохранять файлы и участвовать в совместной работе на сайте WorkDocs.

Размещение данных. Для соответствия требованиям, предъявляемым к размещению данных, можно выбрать регион AWS, где будут храниться файлы пользователей. Пользователи получают доступ к сайту Amazon WorkDocs из любой точки мира, независимо от выбранного региона AWS. Список регионов, где в настоящее время доступен WorkDocs, приведен на странице регионов AWS.

Хранение данных. Amazon WorkDocs позволяет настроить политику хранения данных для файлов и папок пользователей в масштабах всего сайта. Благодаря политике хранения данных можно восстанавливать файлы и папки, удаленные пользователями в период действия этой политики. Политики хранения данных применяются ко всем файлам и папкам, связанным с сайтом Amazon WorkDocs. По умолчанию срок действия политики составляет 60 дней, но его можно изменять в диапазоне 0–365 дней.

Фильтрация по IP‑адресу и списки разрешенных адресов. Списки разрешенных IP‑адресов можно добавить в консоли администратора Amazon WorkDocs. Можно указать диапазоны IP‑адресов, с которых вы намерены разрешать доступ. При попытке пользователя получить доступ к сайту Amazon WorkDocs из браузера, приложения WorkDocs Drive, сопутствующего приложения или с мобильного устройства IP‑адрес, с которого поступил запрос, сверяется с существующим списком разрешений. Если адрес не входит в такой список, доступ предоставлен не будет. Если фильтрация доступа пользователей с помощью списков разрешенных IP‑адресов не используется, доступ будет открыт для всех IP‑адресов.

Средство миграции. Используя сервис миграции приложений Amazon WorkDocs, вы можете настраивать задания миграции, a также выбирать аккаунт WorkDocs и сайт, куда вы хотите перенести данные. Вы можете запланировать выполнение задачи миграции в течение определенного периода как однократную операцию передачи данных или выполнять регулярные миграции, чтобы минимизировать время простоя для ваших пользователей. Сервис миграции приложений предоставляет обновленную информацию и сведения о заданиях миграции, включая подробные отчеты после успешного ее завершения.

Выбор буквенного обозначения диска. Amazon WorkDocs Drive позволяет выбрать для диска любое буквенное обозначение, исходя из конфигурации, стандартов или предпочтений организации. Конкретное буквенное обозначение диска можно также развертывать для организации массово. Помимо гибкости эта функция дает организациям возможность управлять процессом выбора конкретного буквенного обозначения для виртуального диска WorkDocs Drive.

Пакет SDK для Amazon WorkDocs предоставляет полный доступ к ресурсам сайта Amazon WorkDocs на уровне администратора и пользователя. Это позволяет встроить возможности совместной работы и управления контентом в существующие решения и приложения. С помощью пакета SDK для Amazon WorkDocs можно интегрировать ленту активности с аналитическими решениями для мониторинга пользователей и файлов Amazon WorkDocs в режиме реального времени.

Расширяемый API. SDK Amazon WorkDocs включает расширяемый API, который поддерживает действия на уровне администратора и пользователя для администрирования пользователей, управления разрешениями, совместной работы, комментариев, работы с метаданными, установки меток и отслеживания активности.

Часть пакета SDK для AWS. Пакет SDK для Amazon WorkDocs является частью пакета SDK для AWS, что позволяет без лишних усилий использовать широкие возможности AWS для поддержки безопасности, хранения, мониторинга, внедрения бизнес‑логики, использования искусственного интеллекта и разработки приложений.

Мониторинг API и управление уведомлениями. Amazon WorkDocs интегрирован с AWS CloudTrail и Amazon SNS для облегчения мониторинга действий, выполняемых через API. AWS CloudTrail ведет журналы вызовов API, а Amazon SNS уведомляет о доставке новых файлов журналов. AWS CloudWatch можно использовать для автоматического мониторинга и выдачи предупреждений о соответствии определенным критериям в журналах CloudTrail.