A HelloSign da Dropbox desenvolveu o recurso HelloWorks, que automaticamente desenvolve formulários digitais, em uma semana, usando o Amazon Textract

A HelloSign, uma empresa da Dropbox desde 2019, oferece uma plataforma de fluxo de trabalho digital que simplifica as operações comerciais, permitindo que os clientes coletem assinaturas eletrônicas sem a necessidade de uma impressora ou aparelho de fax. Com o HelloWorks, um dos produtos da HelloSign, os clientes podem transformar PDFs em formulários da Web acessíveis em dispositivos móveis que diversas pessoas podem preencher de maneira rápida e fácil. Até 2019, para poder coletar assinaturas eletrônicas, as empresas que trabalhavam com a HelloSign precisavam primeiro criar os formulários digitais de PDFs manualmente, o que costumava levar pelo menos uma hora. O processo trabalhoso gerava níveis indesejáveis de desgaste.

Para simplificar e agilizar o processo de criação de formulários no HelloWorks, a HelloSign recorreu à Amazon Web Services (AWS). A HelloSign desenvolveu rapidamente um recurso de criação automática no HelloWorks usando o Amazon Textract, um serviço de machine learning totalmente gerenciado que extrai automaticamente texto e dados de documentos digitalizados, com recursos que vão além do simples reconhecimento óptico de caracteres para identificar, entender e extrair dados de formulários e tabelas. Os clientes agora podem digitalizar PDFs para convertê-los automaticamente em formulários inteligentes personalizáveis e acessíveis em dispositivos móveis. Esse novo fluxo de trabalho mais eficiente ajudou a triplicar o número de criações de formulários que a HelloSign constatou de novos clientes e contribuiu para melhorar a satisfação do cliente.

Criada em 2010, a empresa HelloSign possui um pacote de três produtos: o HelloSign, que integra assinaturas eletrônicas em aplicações; o HelloFax, que é um serviço eletrônico de fax; e o HelloWorks, uma solução de assinatura eletrônica acessível em dispositivos móveis para a criação de formulários. As empresas utilizam o HelloWorks para criar formulários digitais de PDFs e, em seguida, enviá-los a um grande número de usuários finais para que os assinem. Os usuários finais podem preencher esses formulários facilmente, mesmo em um dispositivo móvel. Essa capacidade aumenta as proporções de preenchimento de formulários e o processo reduz erros humanos e redundâncias. Formulários governamentais, tais como um W-9, W-4 ou I-9, são os mais usados na aplicação Web.

Ao investigar por que alguns clientes iniciavam, mas não concluíam o processo de criação de formulários, a equipe do HelloWorks identificou que projetar e arquitetar manualmente um formulário digital exigia mais tempo e esforços e muitos usuários não achavam prático. “O processo de criação desses formulários era complicado porque os clientes precisavam carregar um PDF, recriar todos os seus campos e, então, mapear todos os dados de saída”, explica Benny Kao, gerente de produto do HelloWorks. “Os clientes simplesmente não têm uma hora para recriar um formulário ou esquecem que há um formulário incompleto.” Assim, a equipe buscou simplificar o processo de criação de formulários.

A plataforma da HelloSign já estava totalmente integrada na AWS, usando serviços como o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), um serviço de armazenamento de objetos que oferece escalabilidade, disponibilidade de dados, segurança e performance líderes do setor. “A nossa equipe de DevOps já estava familiarizada com o uso da AWS”, diz Skyler Parr, engenheiro de software sênior do HelloWorks. “Escolher um concorrente daria muito mais trabalho para a nossa pequena equipe.” A equipe do HelloWorks desenvolveu uma prova de conceito para processar formulários de verificação de renda durante um hackathon, e a implementação do protótipo ocorreu logo depois. “A primeira integração com o Amazon Textract ocorreu durante um projeto Hackweek em julho de 2019”, diz Fernanda Mora, engenheira de software sênior na HelloSign. “Depois da realização bem-sucedida dessa primeira prova de conceito, implementamos um protótipo para nos certificar de que ele cumpriria todos os nossos requisitos e, em março de 2020, começamos a trabalhar com a versão beta. A beta foi lançada para a nossa base de usuários gradualmente, no início de junho de 2020, e foi totalmente implementada ao final desse mês.”

Durante o hackathon, a equipe do HelloWorks descobriu como transformar os dados do Amazon Textract para ajustar seus próprios dados, mapeando efetivamente o serviço para trabalhar com o sistema interno do HelloWorks. Com o Amazon Textract, o sistema pode oferecer uma experiência do usuário de alta qualidade, até mesmo para um grande volume de clientes. O HelloWorks é projetado para permitir que usuários continuem de onde pararam em casos em que saem da aplicação Web ou perdem a conexão. “Como engenheiros, ao criar um protótipo, analisamos tanto a facilidade de utilização quanto a velocidade do serviço”, diz Parr. “Ao usar o Amazon Textract, pudemos manter um bom ciclo de testes para desenvolver e obter feedback rapidamente da AWS. E conseguimos integrá-lo ao nosso sistema e adaptá-lo às nossas necessidades.”

O Amazon Textract permitiu que o HelloWorks virtualmente convertesse, rápida e automaticamente, qualquer formulário digitalizado no seu sistema com pouquíssimas intervenções ou configurações manuais. Como o Amazon Textract foi treinado para usar documentos como o W-2, 1099-MISC, 1040 e formulários de registro de pacientes (a maioria dos formulários com os quais o HelloWorks precisa ter prática), a integração foi simples. O Amazon Textract diminuiu o tempo que o cliente médio do HelloWorks precisa esperar para criar um formulário, de pelo menos 1 hora para uma média de 40 segundos. O tempo mais rápido passou a ser 8 segundos e o mais lento, 75 segundos. “Os clientes carregam um PDF, clicam em Scan (Digitalizar) e esperam 40 segundos ou menos. Em seguida, todos os campos são automaticamente mapeados para o PDF”, explica Kao. “Tudo que eles precisam fazer é verificar novamente se os componentes foram criados corretamente.”

O Amazon Textract aumentou o envolvimento e a retenção dos usuários do HelloWorks. Milhares de páginas foram digitalizadas desde seu lançamento beta interno em maio de 2020. Depois de digitalizar um documento no HelloWorks, 83% dos clientes responderam em uma pesquisa qualitativa que a ferramenta é muito útil. O HelloWorks também viu uma taxa de crescimento de 26% mês a mês em novos formulários criados de março a julho de 2020. "Triplicamos a proporção entre o número de novas equipes de empresas inscritas para o produto e novos formulários criados, e isso é em grande parte devido ao Amazon Textract", diz Kao. "Usá-lo nos ajudou a resolver um dos nossos maiores obstáculos: reduzir o investimento necessário para criar formulários." Além disso, o aumento dos formulários criados resultou diretamente em um aumento semelhante no número de formulários e assinaturas enviados.

O recurso de criação automática foi particularmente útil para os clientes do HelloWorks durante a pandemia de COVID-19. Quando muitas pequenas e médias empresas solicitaram apoio financeiro ao Paycheck Protection Program, fintechs utilizaram o HelloWorks para enviar um alto volume de solicitações ao programa rapidamente. Além disso, os hospitais utilizaram o HelloWorks para facilitar a admissão de pacientes e os serviços de ambulâncias o utilizaram para registrar pessoas para testes de COVID-19.

Numa análise prospectiva, a equipe do HelloWorks espera refinar a aplicação Web para criar uma experiência do usuário mais inteligente e mais ágil. “Nós buscaremos oferecer suporte a mais casos de uso e componentes na interface do usuário”, diz Kao. Consequentemente, os clientes terão acesso a muitos outros recursos sem precisar saber codificar.

Ao usar o Amazon Textract e contar com o suporte da AWS, a HelloSign criou rapidamente um recurso intuitivo que simplificou e acelerou os negócios para seus clientes e usuários finais. “Nós não temos muitas ferramentas capazes de analisar imagens ou PDFs”, diz Parr. “Assim, usar um produto da AWS para cuidar disso significa uma preocupação a menos para a nossa equipe, e podemos ampliar o que o nosso produto pode fazer sem precisar contratar um especialista no assunto. Isso nos ajuda a manter a nossa equipe enxuta e ágil. E conseguir trabalhar com a equipe da AWS e ter nossas perguntas respondidas tornou o processo simples.”