O blog da AWS
Reduzindo custos através da redução de desperdícios
Dadas as incertezas econômicas atuais, muitas empresas estão focadas em maneiras de reduzir — ou pelo menos controlar — seus custos. Suas abordagens geralmente são baseadas na ideia tradicional de controlar custos por meio do mecanismo de orçamentos. “Vamos encontrar lugares para cortar um orçamento e forçar o gerente a trabalhar com esse orçamento e encontrar economias.” Muitas vezes, as áreas mais fáceis de reduzir gastos são coisas que chamamos de “opcionais”, como viagens, treinamento e pesquisa e desenvolvimento (P&D). Ou a empresa pode fazer cortes generalizados no pessoal, supondo que, como alguns funcionários são “melhores” ou mais produtivos do que outros, os cortes aumentarão a produtividade média da força de trabalho.
Essa abordagem baseada no orçamento é sensata e oferece aos gerentes de nível médio discrição. Não determina qual viagem ou treinamento cortar, mas confia no gerente, que conhece melhor sua área, a tomar as decisões difíceis. No entanto, isso dá previsibilidade ao departamento financeiro; eles sabem quanto gastos serão cortados e podem ser transparentes com os investidores e o público.
Há também algumas desvantagens nessa forma de gerenciar custos. Reduzir os funcionários “menos produtivos” faz pouco sentido no trabalho de conhecimento, onde a produtividade não é mais a melhor métrica. Em um mundo de inclusão, diversidade e pertencimento, presumimos que cada funcionário traz algo único e valioso para o trabalho. Novamente, o gerente, que está mais familiarizado com essas características valiosas e seu impacto no desempenho da equipe, toma a decisão. Pelo menos a descentralização pode levar em conta o verdadeiro impacto de cada funcionário.
Isso também levanta a questão de porque os gastos existiram em primeiro lugar. Presumivelmente, desempenhou um papel importante na geração de resultados para o negócio; esperamos que tenha tido um retorno positivo sobre seu investimento. O treinamento não é opcional se você treina funcionários porque acha que trará resultados. Viajar não é opcional se você acredita que reunir suas equipes ou fazer com que elas visitem clientes traz um retorno positivo sobre o investimento. E a P&D certamente não é opcional se sua empresa pretende inovar, introduzir novos produtos ou desenvolver processos melhores. Nenhum desses gastos deveria ter sido permitido em primeiro lugar se não tivesse a intenção de ter um bom retorno.
No entanto, devemos cortar gastos e fazer isso rapidamente. A abordagem baseada no orçamento, sem dúvida, atinge esse objetivo de forma eficiente e previsível. Mas talvez existam outros modelos mentais disponíveis para encontrar economia de custos. Acho que trabalhar para alcançar a economia buscando desperdício nos processos de entrega de valor é um método frequentemente negligenciado que é mais consistente com as ideias da era digital. Pode ter custos de curto prazo (por exemplo, automação para reduzir etapas manuais repetitivas), mas gera rapidamente economias permanentes e, o que é importante, escaláveis.
Com base em minha experiência e observações, posso sugerir algumas áreas de negócios que são prováveis de possuir desperdícios. Muitas grandes organizações acumulam desperdícios em suas práticas de supervisão e gerenciamento de riscos. Como CIO no governo federal, vivenciei um exemplo extremo disso. Talvez não seja tão ruim quanto escrever 87 documentos, conduzir 11 revisões e coordenar 22 aprovadores para cada iniciativa de software, mas muitas empresas confiam em desacelerar as coisas e planejar extensivamente como sua principal forma de gerenciar riscos. Hoje, muitas vezes isso pode ser feito ainda melhor por meio de iteração rápida, testes, feedback e aprendizado. Uma abordagem mais enxuta e ágil pode reduzir o desperdício e fornecer melhores controles. Mas as práticas de gerenciamento de risco tendem a se basear umas nas outras. Adicionar mais processos de gerenciamento de risco geralmente não é questionado.
A paralisia da análise é uma fonte de desperdício igualmente comum. As decisões geralmente devem ser tomadas com apenas uma porcentagem das informações necessárias disponíveis; há retornos decrescentes na coleta e análise de mais dados. As reuniões geralmente são uma fonte de desperdício, especialmente reuniões de status e check-in, e seus objetivos podem ser alcançadas de outras formas. Você pode não considerar essas oportunidades reais de redução de custos, mas se houver um custo de oportunidade no tempo de seus funcionários, liberá-lo para um uso mais produtivo pode ter um impacto real nos resultados financeiros.
Um exercício que gostei nos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS) foi dividir todos os nossos esforços (e, portanto, custos) em duas categorias: aqueles associados à criação prática real de um produto valioso e aqueles que “observaram” a criação fornecendo supervisão, administração e redução de riscos. Não estou dizendo que essas funções não sejam essenciais, mas o que é um equilíbrio sensato entre fazer e observar? A categoria de observação (seja honesto, agora) inclui tudo, desde reuniões de status até gerenciamento de projetos, gerenciamento de fornecedores, documentação, fiscalização da conformidade, consultores e, bem, talvez devêssemos incluir o gerenciamento em geral.
Novamente, não é que essas funções não sejam essenciais, mas a proporção entre fazer e observar não deve ser desigual; pode haver uma oportunidade de tornar essas funções de observação mais enxutas. Obtivemos resultados espetaculares no USCIS automatizando muitas atividades de fiscalização da conformidade, tornando a documentação mais breve e eliminando controles redundantes.
A automação é uma área mais ampla de oportunidades. Em TI, às vezes nos referimos ao trabalho pesado — trabalho manual repetitivo que ninguém gosta de fazer. Esse trabalho deve ser automatizado para liberar os funcionários para realizar um trabalho mais produtivo. A automação pode até mesmo substituir a burocracia manual (um tópico importante em meu livro sobre burocracia) pela aplicação automatizada de políticas, substituindo a restrições e a burocracia.
Essas são apenas algumas áreas que você pode ter negligenciado como candidatas à redução de desperdícios. É provável que haja muito mais em sua organização. Técnicas como manufatura enxuta, Lean Six Sigma e assim por diante podem ser úteis para encontrar e eliminar o desperdício. Gosto de pensar nessas áreas como fluxos de valor paralelos às suas atividades de negócio diárias — fluxos de valor que fabricam conformidade e redução de riscos como seus produtos. Até mesmo empresas de manufatura que fizeram das práticas enxutas uma parte essencial de suas operações podem negligenciar esses outros fluxos de valor.
Há várias razões pelas quais reduzir custos tornando os processos mais enxutos é especialmente importante hoje em dia. Primeiro, a necessidade de velocidade. As práticas enxutas eliminam o desperdício para reduzir os prazos de entrega. Em segundo lugar, a necessidade de crescimento a longo prazo. Seria ruim cortar custos de uma forma que dificultasse a expansão da empresa quando o clima econômico atual terminasse. Ser enxuto é escalável; pode levar a uma melhor economia da unidade e aumentar a agilidade e o potencial de crescimento da empresa.
A atual crise econômica passará; como sabemos, as economias têm ciclos. De certa forma, nosso futuro está cheio de crises. À medida que nosso ritmo de disrupção aumenta, os líderes da empresa enfrentam constantemente situações que parecem crises. Há guerras, pandemias, problemas na cadeia de suprimentos, inflação, novas tecnologias, novas regulamentações e desafios geopolíticos. Os líderes devem responder à incerteza, às vezes por meio de cortes de custos, mas também expandir os negócios. Garantir que todos os processos sejam enxutos, incluindo aqueles que envolvem conformidade, supervisão e administração, é uma forma de ter tudo — custos mais baixos e potencial de crescimento.
Às vezes, cortar custos por meio do mecanismo orçamentário é eficaz, rápido… e necessário. Mas devemos analisar de forma mais ampla formas de gerenciar custos que não interfiram na entrega de valor e na vantagem competitiva — formas de usar a frugalidade para apoiar e impulsionar o crescimento.
Este artigo foi traduzido do Blog da AWS em Inglês.