Dropbox의 HelloSign, Amazon Textract를 사용하여 자동으로 디지털 양식을 작성하는 HelloWorks 기능을 1주 만에 구축

2019년부터 Dropbox 회사가 된 HelloSign은 비즈니스 운영을 간소화하는 디지털 워크플로 플랫폼을 제공함으로써 고객이 프린터나 팩스기 없이도 전자 서명을 수집할 수 있도록 합니다. HelloSign의 제품 중 하나인 HelloWorks를 통해 고객은 PDF를 여러 사람이 빠르고 쉽게 작성할 수 있는 모바일 친화적인 웹 양식으로 변환할 수 있습니다. 하지만 2019년까지 HelloSign을 이용하는 기업들은 전자 서명을 수집하기 위해 먼저 PDF에서 디지털 양식을 수동으로 작성해야 했는데, 이는 보통 1시간 이상이 걸렸습니다. 이 힘든 프로세스 때문에 중간에 포기하는 비율이 꽤 높았습니다.

HelloWorks의 양식 작성 프로세스를 단순화하고 신속하게 처리하기 위해 HelloSign은 Amazon Web Services(AWS)로 전환했습니다. 스캔한 문서에서 텍스트와 데이터를 자동으로 추출하여 단순한 광학 문자 인식을 넘어 양식과 테이블에서 데이터를 식별, 이해 및 추출하는 완전관리형 기계 학습 서비스인 Amazon Textract를 사용하여 HelloSign은 HelloWorks에서 자동 작성 기능을 신속하게 개발했습니다. 이제 고객은 PDF를 스캔하여 사용자 지정 가능하고 모바일 친화적인 지능형 양식으로 자동 변환할 수 있습니다. 보다 효율적인 이 새 워크플로 덕분에 HelloSign은 신규 고객의 양식 작성율을 세 배로 늘리고 고객 만족도를 높일 수 있었습니다.

2010년에 설립된 HelloSign 회사는 세 가지 제품군을 보유하고 있습니다. 전자 서명을 애플리케이션에 통합하는 HelloSign, 전자 팩스 서비스 HelloFax, 양식 작성을 위한 모바일 친화적인 전자 서명 솔루션 HelloWorks가 그것입니다. 기업들은 HelloWorks를 사용하여 PDF에서 디지털 양식을 만든 후 해당 양식을 다수의 최종 사용자에게 보내 서명을 받습니다. 최종 사용자는 모바일 장치에서도 이러한 양식을 쉽게 작성할 수 있습니다. 이 기능은 양식 작성률을 높이고, 프로세스는 인적 오류와 중복을 줄입니다. W-9, W-4, I-9 같은 정부 양식이 웹 애플리케이션에서 가장 일반적으로 사용됩니다.

HelloWorks 팀은 일부 고객이 양식 작성 프로세스를 시작했지만 결국에는 마치지 못한 이유를 조사하는 동안, 디지털 양식을 수동으로 디자인하고 작성하는 데 너무 많은 시간과 노력이 필요해서 많은 사용자들이 실용적이지 않다고 생각한다는 것을 깨달았습니다. "고객이 PDF를 업로드하고 PDF에서 모든 필드를 다시 만든 후에 모든 출력 데이터를 매핑해야 했기 때문에 이 양식을 작성하는 프로세스가 번거로웠습니다"라고 HelloWorks의 제품 관리자인 Benny Kao는 설명합니다. "고객은 양식을 다시 만드는 데 한 시간씩 투자할 여력이 없거나, 작성 중이었던 양식이 있다는 사실조차 잊어버립니다." 따라서 이 팀은 양식 작성 프로세스를 단순화하려고 노력했습니다.

이미 모든 HelloSign 플랫폼은 업계 최고의 확장성과 데이터 가용성 및 보안과 성능을 제공하는 객체 스토리지 서비스인 Amazon Simple Storage Service(Amazon S3)와 같은 서비스를 사용하여 AWS에 구축되어 있었습니다. "우리의 DevOps 팀은 이미 AWS를 사용하는 데 익숙했습니다"라고 HelloWorks의 수석 소프트웨어 엔지니어인 Skyler Parr는 말합니다. "규모가 작은 우리 팀으로서는 경쟁업체로 옮기려면 훨씬 더 많은 손이 필요했을 것입니다." HelloWorks 팀은 해커톤을 실시하는 동안 소득 확인 양식을 처리하기 위한 개념 증명을 개발했으며, 곧 이어 프로토타입을 구현했습니다. "Amazon Textract와의 첫 통합은 2019년 7월 Hackweek 프로젝트 중에 이루어졌습니다"라고 HelloSign의 수석 소프트웨어 엔지니어인 Fernanda Mora는 말합니다. "이 첫 번째 개념 증명을 성공적으로 구현한 후 우리는 모든 요구 사항이 충족되는지 확인하기 위해 프로토타입을 구현했으며, 이후 2020년 3월에 베타 버전을 개발하기 시작했습니다. 베타는 2020년 6월부터 점진적으로 기존 사용자들에게 공개되었으며, 그 달 말까지 롤아웃이 완료되었습니다."

해커톤 중에 HelloWorks 팀은 자체 데이터에 맞게 Amazon Textract의 데이터를 변환하는 방법을 알아냈고, HelloWorks의 내부 시스템과 연동되도록 서비스를 효과적으로 매핑했습니다. 이 시스템은 Amazon Textract를 사용하여 다수의 고객에게도 고품질의 사용자 환경을 제공할 수 있습니다. HelloWorks는 사용자가 웹 앱을 종료하거나 연결이 끊긴 경우 중단한 곳에서부터 다시 시작할 수 있도록 설계되었습니다. "엔지니어 입장에서 우리는 프로토타입을 만들 때 서비스의 사용 편의성과 속도를 모두 추구합니다"라고 Parr는 말합니다. "Amazon Textract를 사용함으로써 훌륭한 개발 테스트 루프를 확보하고 AWS로부터 피드백을 빠르게 받을 수 있었습니다. 그리고 이를 우리의 시스템과 통합하고 우리의 필요에 맞출 수 있었습니다."

Amazon Textract 덕분에 HelloWorks는 수동 작업이나 설정이 거의 없이 스캔된 양식을 빠르게 자동으로 자사 시스템으로 변환할 수 있었습니다. Amazon Textract는 W-2, 1099-MISC, 1040, 환자 등록 양식 등의 문서(HelloWorks가 잘 알고 있어야 하는 양식 중에서 대다수)에 대해 훈련을 받았기 때문에 통합이 원활했습니다. Amazon Textract는 HelloWorks 고객이 양식을 작성하는 데 필요한 시간을 최소 1시간에서 평균 40초로 단축했습니다. 8초가 가장 빠른 시간이고 75초가 가장 느린 시간입니다. "고객이 PDF를 업로드하고 스캔을 클릭한 후 40초 정도 기다립니다. 그러면 모든 필드가 자동으로 PDF로 매핑됩니다"라고 Kao는 설명합니다. "구성 요소가 올바르게 생성되었는지를 다시 한 번 확인하기만 하면 됩니다."

Amazon Textract는 HelloWorks 사용자의 참여율과 유지율을 높였습니다. 2020년 5월에 내부 베타 버전이 시작된 이후로 수천 개의 페이지가 스캔되었습니다. HelloWorks에서 문서를 스캔한 후, 83%의 고객은 정성적 설문조사에서 이 도구가 매우 유용하다고 대답했습니다. 또한 HelloWorks는 2020년 3월부터 7월까지 신규 작성 양식이 매달 26%씩 늘어나는 효과를 얻었습니다. "상품에 등록하는 신규 회사 팀 수와 신규 작성 양식의 비율이 세 배로 증가했는데, 이는 주로 Amazon Textract 덕분이었습니다."라고 Kao는 말합니다. "따라서 양식 작성에 필요한 투자를 줄여야 한다는 가장 어려운 목표 중 하나를 해결할 수 있었습니다." 또한 작성되는 양식이 늘어남에 따라 발송되는 양식 및 서명 수도 비슷하게 늘어나는 직접적인 효과가 나타납니다.

자동 작성 기능은 특히 COVID-19 팬데믹 기간 동안 HelloWorks 고객들에게 유용했습니다. 많은 중소기업이 급료 보호 프로그램에 금융 지원을 신청할 때, 핀테크 기업들은 HelloWorks를 사용하여 대량의 프로그램 신청서를 빠르게 전송했습니다. 또한 병원은 HelloWorks를 사용하여 환자 입원 절차를 간소화했고, 구급차 서비스는 환자의 COVID-19 진단을 등록하는 데 HelloWorks를 사용했습니다.

앞으로 HelloWorks 팀은 웹 앱을 개선하여 더 스마트하고 빠르게 응답하는 사용자 환경을 만들 것이라 밝혔습니다. "우리는 사용자 인터페이스에서 더 많은 사용 사례와 구성 요소를 지원하는 방법을 모색할 것입니다"라고 Kao는 말합니다. 그 결과, 고객은 코딩 방법을 이해할 필요 없이 더 많은 기능에 액세스할 수 있게 될 것입니다.

HelloSign은 Amazon Textract를 사용하고 AWS의 지원을 받아 고객과 최종 사용자의 업무를 단순화하고 촉진하는 사용자 친화적인 기능을 신속하게 구축했습니다. "이미지나 PDF를 분석할 수 있는 도구는 많지 않습니다"라고 Parr는 말합니다. "따라서 AWS의 서비스를 사용하여 이러한 작업을 수행하면 걱정할 일이 하나 줄어들며, 해당 분야의 전문가를 고용하지 않고도 제품의 기능을 확장할 수 있습니다. 이는 소규모의 민첩한 팀을 유지하는 데 도움이 됩니다. AWS 팀과 함께 작업하고 질문에 대한 답변을 얻을 수 있으므로 프로세스가 원활하게 진행되었습니다."