Cos'è lo scambio elettronico di dati (EDI)?
L'interscambio elettronico di dati (EDI) è lo scambio automatizzato di documenti aziendali tra organizzazioni. I flussi di lavoro aziendali quotidiani richiedono lo scambio di documenti come fatture, ordini di acquisto e documenti di trasporto. Tradizionalmente, i documenti cartacei o le e-mail con allegati vengono condivisi tra i rappresentanti dell'azienda, che poi elaborano e inseriscono manualmente i dati dei documenti nei loro sistemi informatici aziendali. La tecnologia EDI automatizza questi flussi di lavoro in modo che i sistemi digitali possano condividere ed elaborare documenti oltre i confini dell'organizzazione, eliminando la necessità di intervento umano. Le organizzazioni possono collegare i propri sistemi IT ad altri all'interno della loro rete B2B per risparmiare tempo ed eliminare gli errori derivanti dall'elaborazione manuale.
Quali sono i vantaggi dello scambio elettronico di dati?
L'EDI offre i seguenti vantaggi alle aziende.
Risparmio di tempo
La fatturazione, l'elaborazione degli ordini di acquisto e l'immissione dei dati richiedono molto tempo in un ambiente non EDI. Con EDI, puoi utilizzare ambienti low-code per automatizzare facilmente le fasi comuni di elaborazione e condivisione dei file, risparmiando tempo e fatica.
L'EDI elimina inoltre i ritardi associati ai metodi di comunicazione cartacei. Fornisce la consegna e lo scambio istantanei di documenti commerciali. La trasmissione istantanea di documenti elettronici consente tempi di risposta più rapidi e un processo decisionale più rapido.
Riduzione degli errori
Grazie all'elaborazione automatica dell'EDI, è possibile evitare errori di immissione manuale dei dati. L'EDI può anche aiutare a rilevare errori e anomalie nei dati nei documenti. Un tasso di precisione più elevato nei documenti aumenta ulteriormente l'efficienza dell'elaborazione dei dati con questo metodo.
Maggiore sicurezza
Con EDI, puoi controllare meglio l'accesso e l'autenticazione degli utenti. L'EDI utilizza una combinazione di autenticazione e crittografia per controllare chi può accedere a determinati file. Il sistema elettronico è molto più sicuro rispetto ai tradizionali metodi cartacei.
Miglioramento della connettività
Puoi utilizzare i servizi di trasferimento file nativi del cloud per condividere set di dati di grandi dimensioni in modo rapido e semplice con partner commerciali, utenti e fornitori. Le transazioni EDI possono essere facilmente integrate nei processi aziendali e aumentare la connettività all'interno dell'azienda.
Come funziona lo scambio elettronico di dati?
L'EDI funziona principalmente utilizzando due forme di trasmissione:
- Una connessione EDI punto-punto o diretta collega due sistemi aziendali con protocolli sicuri
- Il metodo della rete a valore aggiunto (VAN) utilizza una rete di terze parti che sovrintende al processo di trasmissione dei dati
Il software EDI utilizza comunemente un paradigma di casella di posta elettronica per facilitare lo scambio di documenti e l'elaborazione in batch. Per trasmettere documenti EDI vengono utilizzati protocolli Internet sicuri come Simple Object Access Protocol (SOAP), Secure File Transfer Protocol (SFTP) e protocolli basati su HTTPS come AS2. Inoltre, gli standard di comunicazione regolati da varie organizzazioni, come Accredited Standards Committee X12, Peppoi e Odette, garantiscono un livello base di governance dei dati e consentono un'elevata qualità dei dati nelle transazioni EDI.
Il software EDI può anche combinare due o più segmenti di dati per fornire un contesto più ampio nel documento. Ad esempio, EDI può combinare gli elementi di dati ITEMQUANTITY e ITEMDESCRIPTION in ORDERLINE per descrivere in modo completo gli articoli e le quantità di un ordine. Le combinazioni di dati forniscono un contesto più ricco e semplificano la struttura dei documenti EDI.
L'immagine seguente mostra un esempio di EDI tra due organizzazioni: un fornitore e un pagatore.
Cosa richiede l'implementazione dello scambio elettronico di dati?
Di seguito sono riportati i tre passaggi principali per implementare l'EDI per l'elaborazione dei documenti aziendali.
Stabilisci l'infrastruttura
Il primo passo richiede che un'azienda acquisisca e configuri qualsiasi componente hardware e software EDI. Questi aspetti gestiscono la trasmissione, l'integrazione, la traduzione e la mappatura dei percorsi per i documenti EDI. Il software EDI garantisce che tutti i documenti aziendali vengano convertiti nel formato corretto. I componenti software più comuni includono:
- Software di mappatura EDI che raccoglie i campi di un file, come nomi e indirizzi, e li trasferisce in documenti standardizzati
- Software di confezionamento e disinvoltura in batch che consente a mittenti e destinatari di ricevere, confezionare e scartare le transazioni
- Software di routing dei messaggi per inviare messaggi, recapitarli agli indirizzi dei destinatari corretti e garantire che il messaggio abbia un formato compatibile per l'indirizzo di destinazione
In genere, questo passaggio prevede anche la configurazione e la connessione alle VAN, che forniscono percorsi di trasferimento affidabili e sicuri. Se si desidera gestire l'EDI internamente, è necessario assicurarsi di disporre dell'hardware necessario, ad esempio apparecchiature di rete, archiviazione e server.
Stabilire connessioni
Dopo aver gettato le basi tecnologiche per il tuo sistema EDI, devi connetterti ai partner commerciali. Poiché stai elaborando e scambiando documenti con questi partner commerciali, devi implementare gli standard EDI che facilitino una connessione sicura e protetta.
Settori e regioni diversi possono preferire un formato standard EDI distinto. Puoi configurare il tuo sistema EDI in modo che utilizzi gli stessi standard dei tuoi partner commerciali, facilitando lo scambio di documenti EDI. La configurazione include anche l'impostazione delle VPN, dei firewall o delle connessioni AS2 necessarie per garantire un percorso di trasferimento dati sicuro.
Rispetta gli standard
Il sistema EDI deve rispettare le normative e gli standard di protezione dei dati richiesti dal settore. Se gli standard utilizzati hanno un aggiornamento, è necessario modificare il sistema per mantenere la conformità. Allo stesso modo, se i vostri partner commerciali decidono di modificare gli standard che seguono, dovreste conoscere le loro nuove specifiche ed essere in grado di soddisfarle.
Quali sono le sfide delle soluzioni per lo scambio elettronico di dati?
Le aziende che desiderano implementare una soluzione EDI potrebbero incontrare le seguenti sfide comuni.
Costi di implementazione
L'utilizzo dell'EDI nei processi aziendali richiede un investimento iniziale sostanziale. È necessario investire in hardware, software e sistemi che rispettino gli standard normativi. Se si utilizza un provider di rete EDI di terze parti, è necessario pagare anche per tali servizi. Per garantire il successo dell'integrazione EDI, è necessario formare il personale su processi, approcci, standard e software EDI. La formazione continua ha anche un impatto sui costi e richiede che le aziende istituiscano risorse di formazione accessibili.
Mappatura dei documenti
Un'altra sfida è la mappatura efficace del formato EDI sui documenti esistenti. Se al momento utilizzi più sistemi, devi testare a fondo la mappatura dei dati per garantirne l'accuratezza. Il processo può essere lungo e complesso se non si dispone delle competenze per supervisionarlo.
Sfide di scalabilità
Una volta che le soluzioni EDI saranno operative, potrebbe essere difficile adattare il sistema a tutti i partner logistici e i fornitori. Ad esempio, gli ordini di acquisto potrebbero avere regole aziendali, elementi di dati e campi di documenti diversi a seconda del partner commerciale. Per scalare il sistema EDI, devi adattarti ai diversi livelli di preparazione EDI dei diversi fornitori.
Monitoraggio continuo
Informazioni imprecise, incomplete o incoerenti ostacolano le soluzioni EDI. È necessario monitorare continuamente i sistemi EDI e gli attuali standard di sicurezza per prevenire possibili interruzioni, riduzione della qualità dei dati o situazioni di non conformità. Per mitigare i problemi di conformità emergenti, è necessario allocare risorse per controlli regolari, valutazioni della sicurezza e revisioni delle prestazioni.
In che modo AWS può supportare i tuoi requisiti di scambio elettronico di dati?
Amazon Web Services (AWS) offre AWS Transfer Family, che puoi utilizzare per condividere e gestire facilmente i dati con trasferimenti di file sicuri, semplici e scalabili. Con Transfer Family puoi:
- Gestire i trasferimenti di file e modernizza i flussi di lavoro di trasferimento in poche ore
- Archiviare le informazioni in Amazon Elastic File System (Amazon EFS) o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) e attiva attività automatizzate basate su eventi con un servizio low-code
- Rispettare i requisiti di sicurezza con crittografia dei dati, VPC, endpoint FIPS e PGP
- Supportare migliaia di utenti simultanei per scalare rapidamente i trasferimenti di file B2B
Puoi usare Transfer Family per trasformare il tuo sistema documentale EDI in un potente e moderno flusso di lavoro per il trasferimento di file.
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