El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (ICFES) es la organización a cargo de evaluar la calidad de educación de todos los niveles en Colombia, desde educación básica y media hasta educación superior. El ICFES, ubicado en la capital de Colombia Bogotá, ayuda a estudiantes a monitorear su progreso educativo a través del colegio y la Universidad. Las evaluaciones de ICFES son válidas a nivel nacional e internacional. El equipo del ICFES está compuesto por alrededor de 500 personas.
En Colombia los estudiantes deben cumplir con normas mínimas definidas en las etapas clave de su trayecto en educación básica, media y superior. Garantizar el cumplimiento de estos estándares es la misión de ICFES, que ofrece evaluaciones académicas a nivel nacional en Colombia. Ingrid Picón Carrascal, CIO en ICFES, dice, “Cada año nosotros administramos alrededor de 3 millones de exámenes para estudiantes de escuelas primarias y secundarias, aproximadamente 760,000 para estudiantes que están finalizando su educación obligatoria y tienen la esperanza de ir a la universidad y 350,000 que están finalizando sus estudios de nivel superior. Cuando se suman nuestras evaluaciones de nivel superior y todas las pruebas profesionales que hacemos, el número total de exámenes que procesamos es más de 4.5 millones al año.”
Manejar evaluaciones complejas a esta escala nacional pone demanda extrema en la infraestructura de ICFES, y sus requerimientos de cómputo y almacenamiento incrementan de manera continua. “Tenemos servidores físicos alojados en un centro de datos local, y esta infraestructura maneja varios procesos clave, incluyendo la captura de datos y la calificación de pruebas de opción múltiple,” dice Ingrid Picón. “Sin embargo, la evolución constante en el campo de evaluación, desde la introducción de preguntas abiertas en las cuales los estudiantes pueden escribir respuestas de manera libre, hasta el incremento de uso de imágenes y prestación de servicios electrónicos, significa que nuestros servidores físicos se quedan cortos.
Desde el 2005, ICFES ha estado usando recursos externos de informática para complementar su infraestructura del centro de datos físicos. “Inicialmente, trabajamos con un tercer proveedor que tenía un gran conjunto de servidores, pero implicaba bastante configuración manual y no teníamos derechos de administrador ni garantías de seguridad,” dice Ingrid Picón. “Para abordar estos asuntos, trasladamos algunos de nuestros servicios a la nube con otro proveedor, la cual era mejor, pero la plataforma no era compatible con nuestra base de datos de Oracle, por lo que la migración de nuevos servicios era muy compleja y requería de bastante carga laboral para los ingenieros del ICFES.”
Para mejorar la flexibilidad de infraestructura y simplificar el proceso de migración a la nube, ICFES decidió alojar servicios de examen múltiple y calificación en Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) y Amazon Simple Storage Service (Amazon S3). “El hecho de que Amazon Web Services (AWS) apoya cualquier tipo de plataforma y carga de trabajo, fue lo que lo hizo extremadamente atractivo para nosotros,” dice Ingrid Picón. “Con AWS, hemos reducido la complejidad de migración de servicios a la nube y simplificado enormemente el proceso de escalar los recursos de cómputo y almacenamiento.”
Al trabajar con la empresa latinoamericana experta en la nube, Avanxo, ICFES ha creado una infraestructura optimizada de AWS basada en cómputo integral y recursos de almacenamiento, herramientas automatizadas para el aprovisionamiento de los servidores, almacenamiento y de seguridad. Los servidores de aplicaciones que proveen servicios de evaluación, calificación publicación de resultados se encuentran alojados en servicios de como Amazon EC2 y Amazon S3.
Oscar Baquero, Subdirector de Desarrollo de Aplicaciones en el ICFES, dice, “Nuestra arquitectura de AWS está compuesta de un pequeño grupo de servidores de bases de datos y un grupo mayor de servidores de aplicación alojado en AWS que escalamos de manera dinámica para satisfacer nuestras necesidades cambiantes. Los servidores de base de datos y aplicaciones están perfectamente integrados con el almacenamiento de AWS, el cual replica nuestros datos a través de múltiples locaciones geográficamente redundantes. Esto asegura que podemos cumplir con nuestras obligaciones de protección de datos mientras seguimos trabajando eficazmente, incluso si ocurre una interrupción grave.”
Con el apoyo permanente de Avanxo y AWS, ICFES está continuamente mejorando su ambiente en AWS y manejando nuevas mejoras en la eficiencia. “Recibimos un gran apoyo de Amazon y Avanxo cuando se trata de mejorar y optimizar nuestro ambiente en AWS, desde talleres de optimización hasta presentaciones de herramientas y tecnologías nuevas,” dice la CIO del ICFES Ingrid Picón. “Avanxo también apoya la migración de nuevos servicios a la nube y se encarga del aprovisionamiento de recursos, de esta forma nosotros nos podemos concentrar en el trabajo más estratégico, como mejorar los servicios para nuestros usuarios finales e innovar en servicios del negocio apoyados en TI”.
La capacidad de escalar los recursos de cómputo y almacenamiento de AWS en tiempo real está dejando ahorros de costo importantes para ICFES. “Estamos ahorrando alrededor de 30% en nuestros costos de infraestructura con AWS comparado con nuestro primer proveedor de nube,” dice Ingrid Picón. “También hemos ahorrado tiempo y costos significativos comparado con los servicios en la nube de otros proveedores basando ésta afirmación en servicios de configuración y migración.”
Con Avanxo asumiendo la responsabilidad de la gestión diaria de la nube, el equipo técnico de ICFES se puede concentrar en nuevas maneras de mejorar los servicios. “Nosotros ya no pasamos nuestro tiempo aprovisionando, configurando y migrando infraestructura manualmente, enfocamos nuestra energía en desarrollar nuevos servicios que benefician a la organización y a los usuarios finales,” dice Ingrid Picón. “Estamos disminuyendo costos y mejorando nuestros servicios al mismo tiempo. Ha sido un paso enorme para nosotros.”
La nube de AWS también reduce el costo de publicar los resultados de los exámenes en tiempos claves del año. “Cuando los resultados se publican, tenemos a cientos de miles de estudiantes intentando entrar al portal al mismo tiempo, lo cual se convierte en un volumen extremadamente alto de demanda de infraestructura,” dice Ingrid Picón. “Con AWS, simplemente podemos incrementar el número de servidores de aplicaciones y base de datos en nuestro entorno de AWS para soportar la concurrencia y disminuir de nuevo la infraestructura requerida, cuando la demanda haya terminado, haciendo todo el proceso mucho más eficiente.”
El calificar preguntas abiertas, con respuestas escritas de manera libre, se requiere un alto procesamiento de cómputo en la base de datos de ICFES, por lo que también es más fácil y más eficiente con AWS.
“Con las preguntas abiertas, el número de personas calificando y escribiendo en nuestra base de datos puede incrementar de cero hasta alrededor de 2,500 de un día al otro,” dice Oscar Vaquero. “Con AWS, simplemente podemos incrementar el número de servidores de base de datos y aplicaciones, y almacenamiento virtual para soportar a un mayor número de usuarios concurrentes. Así podemos apagar los servidores cuando el proceso de calificación haya sido completado, permitiendo reducir costos generados por servicios de infraestructura.”
En el 2014, ICFES completo su primer piloto de evaluación electrónica utilizando la infraestructura AWS. “La primera prueba electrónica fue tomada por 300,000 estudiantes concurrentes y todo funcionó a la perfección" dice Ingrid Picón. “Utilizando a AWS, administramos de manera dinámica y escalable los servidores que requeríamos sólo por el tiempo de ejecución de la prueba, lo cual disminuyo nuestros costos y demostró que las pruebas electrónicas ahora son viables técnicamente para nosotros.”
Basado en el éxito del piloto, ICFES planea conducir el 20 por ciento de sus evaluaciones electrónicamente dentro de tres años. “Nuestra capacidad de incrementar pruebas electrónicas es solamente limitado por la conectividad que existe en las diferentes partes del país,” dice Ingrid Picón. “Porque podemos aprovechar las ventajas de AWS para disponer de recursos bajo demanda, por la cual la infraestructura no será un factor limitante.”
Aunque las pruebas electrónicas requieren de inversiones iniciales en investigación y desarrollo de tecnología, en instancias subsiguientes entregara grandes ahorros para el ICFES y sobretodo beneficios para la evaluación de la educación en el país. “Mientras sigamos en el camino de implementación de pruebas electrónicas, obtendremos grandes ahorros en papel, impresión, logística, entrada de datos y otros procesos operativos necesarios para la realización de las pruebas. También reduciremos el impacto en el medioambiente,” dice Ingrid Picón. “Esperamos con sumo interés un futuro aún más eficiente y ecológico con AWS.”
Para aprender más sobre AWS y como migrar aplicaciones Oracle a la nube, visita: https://thinkwithwp.com/oracle/