El Banco Davivienda adopta un modelo de lugar de trabajo híbrido mediante Amazon WorkSpaces

El Banco Davivienda (Davivienda), una entidad bancaria con sede en Colombia, fiel a su política de talento humano que busca desarrollar el máximo potencial de sus colaboradores y ofrecerles oportunidades de crecimiento, decidió apoyar al personal que trabaja a distancia al proporcionarles las herramientas que necesitan para realizar sus labores diarias desde casa. Aunque parte del personal ya había comenzado a trabajar a distancia, el banco tuvo que configurar una red privada virtual (VPN) para instalar nuevas estaciones de trabajo y establecer una conexión segura con los sistemas bancarios de Davivienda. Este proceso podía tardar hasta tres días en completarse y, en muchos casos, requería que el banco transportara el hardware de apoyo y otros activos fuera de las instalaciones. 

Davivienda comenzó a buscar una solución escalable de escritorio como servicio que proporcionara a los empleados un acceso fiable a las aplicaciones empresariales y al sistema bancario. Durante esta búsqueda, la empresa contrató a Amazon Web Services (AWS) y, en el plazo de un mes, Davivienda implementó Amazon WorkSpaces, que proporciona un acceso seguro, fiable y escalable a escritorios persistentes desde prácticamente cualquier lugar. En el marco de la colaboración con AWS, Davivienda aprovisionó más de 500 estaciones de trabajo remotas en un mes y logró una disponibilidad del 99,9 % en la conexión de red, con lo que consiguió avanzar hacia un modelo de lugar de trabajo híbrido sostenible y aumentar la productividad y la satisfacción del personal.

El Banco Davivienda, fundado en 1972, es una entidad dedicada a ofrecer servicios bancarios simples, confiables y amigables a sus clientes. Más de 17 mil personas ubicadas en Colombia, Costa Rica, El Salvador, Honduras, Panamá y Miami constituyen el mejor talento de esta organización. El banco cuenta con 660 sucursales en seis países y ofrece un conjunto de soluciones bancarias tanto tradicionales como digitales a sus 19 millones de clientes. Antes de migrar a AWS, Davivienda tenía que configurar las estaciones de trabajo remotas mediante el mismo proceso manual que utiliza para configurar las nuevas estaciones de trabajo locales. La estación de trabajo de cada empleado incluía una computadora de escritorio que se conectaba al sistema bancario de Davivienda y a las aplicaciones empresariales a través de una VPN. A raíz de la pandemia de la COVID-19, un mayor número del personal comenzó a trabajar desde casa, por lo que Davivienda se propuso proporcionarles de forma segura y rentable las herramientas que necesitaban para trabajar a distancia. “La mayoría de nuestros empleados tenían que utilizar dos estaciones de trabajo: una en la oficina y otra en casa”, explica Miguel E Romero Martínez, jefe de microinformática de Davivienda. “No queríamos trasladar todos nuestros activos físicos fuera de las instalaciones; además, mantener y configurar una cantidad doble de VPN suponía dificultad y resultaba inviable desde el punto de vista económico”. 

El banco estaba en busca de una solución que optimizara los recursos y que se pudiera utilizar sin dejar de mantener los estándares de seguridad y cumplimiento. Davivienda estudió varios servicios de virtualización de escritorios y, en abril de 2021, contrató a AWS. Gracias al apoyo técnico del equipo de trabajo de AWS, Davivienda desarrolló una prueba de concepto para ejecutar de forma segura las aplicaciones en Amazon WorkSpaces. Tras completar esta prueba de concepto, Davivienda decidió adoptar esta solución de escritorio como servicio en la fase de producción. “Habíamos contactado a diferentes proveedores de servicios en la nube”, afirma William J Escobar Montenero, director de servicios de TI y herramientas de colaboración de Davivienda. “AWS proporcionó la mejor solución para facilitar la seguridad y el cumplimiento”.

En mayo de 2021, Davivienda ya había adoptado Amazon WorkSpaces, que utilizó para instalar más de 500 estaciones de trabajo, un notable aumento con respecto a las 150 estaciones de trabajo que tenía antes. “Pasamos de no tener nada a la fase de producción en tan solo un mes”, afirma Juan Ospino, profesional de servicios de microinformática de Davivienda. Desde la implementación de esta nueva solución, Davivienda ha recibido comentarios positivos por parte del personal acerca de lo fácil que es utilizar Amazon WorkSpaces, lo que ha contribuido a aumentar la productividad y la satisfacción del personal. De hecho, la organización obtuvo un 93 % de participación en la medición del compromiso organizacional, con un resultado de 4,2 sobre 5 a finales de 2021.

Además, el banco simplificó el proceso de creación de estaciones de trabajo asignadas. Antes, configurar una nueva estación de trabajo tardaba a los equipos hasta 3 días. Ahora, Davivienda es capaz de aprovisionar las estaciones de trabajo un 100 % más rápido. Además, no tiene que transportar el hardware de apoyo fuera de las instalaciones para los empleados que trabajan desde casa. En cambio, los empleados pueden acceder al sistema bancario desde un navegador web a través de sus dispositivos personales. “Podemos proporcionar nuestras herramientas empresariales a escala masiva”, dice Romero Martínez. “Cuando nuestros empleados solicitan estaciones de trabajo remotas, las podemos poner a su disposición al día siguiente”. A fecha de febrero de 2022, Davivienda ha sido capaz de aprovisionar rápidamente más de 2100 estaciones de trabajo remotas. Al optimizar la configuración de las estaciones de trabajo, el banco también ha logrado un mayor ahorro de costos. Dado que hay más empleados que trabajan a distancia mediante Amazon WorkSpaces, la empresa ha podido cerrar 7000 metros cuadrados de espacio de oficinas. Por su parte, la vida media de los dispositivos de los empleados aumentó de 5 a 7 años porque los requisitos para ejecutar las cargas de trabajo en Amazon WorkSpaces son menores que si las aplicaciones se ejecutan localmente. 

A pesar de que Davivienda ha ampliado el número de empleados que trabajan a distancia, no ha puesto en peligro su posición de seguridad. Para supervisar el estado del entorno, el banco utiliza Amazon CloudWatch, que ofrece la posibilidad de observar los recursos y las aplicaciones de AWS tanto en AWS como en las instalaciones. “ En Amazon CloudWatch, podemos supervisar, aprovisionar y elegir el mejor modelo de precios para Amazon WorkSpaces”, afirma Romero Martínez. Davivienda ha configurado registros de flujo mediante Amazon CloudWatch y Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC), que ayuda a las empresas a definir y lanzar los recursos de AWS en una red virtual lógicamente aislada, para observar los patrones de tráfico, detectar anomalías, evitar la fuga de datos y solucionar los problemas de configuración de la red. Al trabajar en la nube, el banco ha logrado una disponibilidad del 99,9 % en la conexión de la red, con lo que el personal puede acceder de forma fiable al sistema bancario sin preocuparse por las interrupciones del servicio o el tiempo de inactividad. 

Davivienda también implementó la autenticación multifactor para el proceso de inicio de sesión mediante AWS Directory Service, un directorio activo de Microsoft administrado en AWS. La empresa configuró esta característica mediante Active Directory Connector, una puerta de enlace de directorio con la que las empresas pueden redirigir las solicitudes de directorio al Microsoft Active Directory local sin almacenar en caché ninguna información en la nube. Ahora, cada vez que los empleados intentan acceder al sistema, deben introducir un código de autenticación que reciben en otro dispositivo. “Necesitábamos un control sólido de la identidad de nuestros empleados”, explica Romero Martínez. “Hemos centralizado la verificación de la identidad, de manera que podemos evitar que la información sea copiada o almacenada en otros lugares”.

Davivienda se ha distinguido por su capacidad de innovación organizacional con un marcado enfoque en la banca digital, experiencias disruptivas e intuitivas que facilitan la vida a sus clientes. Internamente, su oferta de valor se centra en proporcionar espacios y herramientas, como en este caso, donde se desarrollan plenamente las capacidades, un entorno seguro que fomenta la innovación y, por tanto, impacta positivamente en la sociedad. 

Ahora que Davivienda ha avanzado hacia un modelo de lugar de trabajo híbrido sostenible, explora servicios adicionales en AWS. Tiene previsto utilizar AWS Systems Manager, una solución de administración segura y completa para entornos de nube híbrida. Mediante el uso de AWS Systems Manager, la compañía busca realizar actualizaciones automáticas de las aplicaciones empresariales para optimizar aún más la eficiencia operativa. 

La compañía también planea cerrar la oficina de recuperación de desastres ya que los empleados pueden sencillamente continuar su trabajo sin impedimentos en Amazon WorkSpaces sin necesidad de un espacio de trabajo físico temporal durante una emergencia. “Gracias a nuestra colaboración con AWS, podemos utilizar tecnología de vanguardia que nos brinda una ventaja competitiva en el mercado y ofrece una mejor experiencia a nuestros empleados”, afirma Escobar Montenero.