ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات؟
التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) هو التبادل المؤتمت لوثائق الأعمال بين المنظمات. تتطلب عمليات سير العمل اليومية تبادل المستندات، مثل الفواتير وأوامر الشراء ونماذج الشحن. تقليديًا، تتم مشاركة المستندات الورقية أو الرسائل الإلكتروني مع المرفقات بين ممثلي الشركة، الذين يقومون بعد ذلك بمعالجة بيانات المستندات وتعبئتها يدويًا في أنظمة بيانات المؤسسة. تعمل تقنية EDI على أتمتة عمليات سير العمل هذه لكي تتمكّن الأنظمة الرقمية من مشاركة المستندات ومعالجتها مع تخطّي الحدود التنظيمية وبدون تدخل بشري. يمكن للمؤسسات توصيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات بغيرها في شبكة الاتصال بين المؤسسات (B2B) لتوفير الوقت وتفادي الأخطاء الناتجة عن المعالجة اليدوية.
ما هي فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات؟
يوفر EDI الفوائد التالية للشركات.
توفير الوقت
تستغرق عملية إعداد الفواتير ومعالجة أوامر الشراء وإدخال البيانات وقتًا طويلاً في بيئة لا تعتمد على التبادل الإلكتروني للبيانات. باستخدام EDI، يمكنك استخدام بيئات منخفضة التعليمات البرمجية لأتمتة خطوات معالجة الملفات الشائعة ومشاركتها بسهولة، مما يوفر الوقت والجهد.
يزيل EDI أيضًا التأخيرات المرتبطة بأساليب الاتصال الورقية. يوفر التسليم الفوري وتبادل المستندات التجارية. يتيح النقل الفوري للمستندات الإلكترونية أوقات استجابة أسرع واتخاذ قرارات أسرع.
تقليل الأخطاء
بسبب المعالجة التلقائية لـ EDI، يمكنك تجنب أخطاء إدخال البيانات اليدوية. يمكن أن يساعد EDI أيضًا في اكتشاف الأخطاء والشذوذ في البيانات في المستندات. يزيد معدل الدقة العالي في المستندات من كفاءة معالجة البيانات بهذه الطريقة.
زيادة الأمان
باستخدام EDI، يمكنك التحكم بشكل أفضل في وصول المستخدم والمصادقة. يستخدم EDI مزيجًا من المصادقة والتشفير للتحكم في من يمكنه الوصول إلى ملفات معينة. النظام الإلكتروني أكثر أمانًا بكثير من الطرق التقليدية التي تعتمد على الورق أولاً.
تحسين الاتصال
يمكنك استخدام خدمات نقل الملفات السحابية الأصلية لمشاركة مجموعات البيانات الكبيرة بسرعة وسهولة مع شركاء الأعمال والمستخدمين والموردين. يمكن أن تتكامل معاملات EDI بسهولة في عمليات عملك وتزيد من الاتصال في شركتك.
كيف يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات؟
تعمل EDI بشكل أساسي باستخدام شكلين من أشكال الإرسال:
- يقوم اتصال EDI من نقطة إلى نقطة أو اتصال مباشر بتوصيل نظامي أعمال ببروتوكولات آمنة
- طريقة شبكة القيمة المضافة (VAN) تستخدم شبكة خارجية تشرف على عملية نقل البيانات
عادةً ما يستخدم برنامج EDI نموذج صندوق البريد لتسهيل تبادل المستندات والمعالجة المجمعة. تُستخدم بروتوكولات الإنترنت الآمنة مثل بروتوكول الوصول إلى الكائنات البسيطة (SOAP) وبروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP) والبروتوكولات المستندة إلى HTTPS مثل AS2 لنقل مستندات EDI. بالإضافة إلى ذلك، تضمن معايير الاتصال التي تحكمها منظمات مختلفة - مثل لجنة المعايير المعتمدة X12 وPeppoi وOdette - مستوى أساسي من إدارة البيانات وتمكين جودة البيانات العالية في معاملات EDI.
يمكن لبرنامج EDI أيضًا دمج جزئين أو أكثر من مقاطع البيانات لتوفير سياق أكبر في المستند. على سبيل المثال، يمكن لـ EDI دمج عناصر البيانات ITEMCONATITY و ITEMDESCRIPTION في ORDERLINE لوصف العناصر والكميات في الطلب بشكل شامل. توفر مجموعات البيانات سياقًا أكثر ثراءً وتبسط بنية مستندات EDI.
تعرض الصورة التالية مثالاً على التبادل الإلكتروني للبيانات بين مؤسستين: المزود والدافع.
ما الذي يتطلبه تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات؟
فيما يلي الخطوات الثلاث الرئيسية لتنفيذ EDI لمعالجة مستندات الأعمال.
إنشاء البنية التحتية
تتطلب الخطوة الأولى من الشركة الحصول على أي مكونات من أجهزة وبرامج EDI وإعدادها. تقوم هذه الجوانب بإدارة الإرسال والتكامل والترجمة ورسم خرائط المسار لمستندات EDI. يضمن برنامج EDI تحويل أي مستندات تجارية إلى التنسيق الصحيح. تتضمن مكونات البرامج الشائعة:
- برنامج رسم خرائط EDI الذي يأخذ الحقول في ملف، مثل الأسماء والعناوين، ثم ينقلها إلى مستندات موحدة
- برنامج التضمين المجمّع وإزالة التضمين للمرسلين والمستقبِلين لتلقي المعاملات وضمينها وفكها
- برنامج توجيه الرسائل لإرسال الرسائل وتسليمها إلى عناوين المستلمين الصحيحة والتأكد من أن الرسالة تحتوي على تنسيق متوافق لعنوان الوجهة
عادةً ما تتضمن هذه الخطوة أيضًا إعداد شبكات VANs والاتصال بها، والتي توفر مسارات نقل موثوقة وآمنة. إذا كنت ترغب في إدارة EDI داخليًا، يجب عليك التأكد من أن لديك الأجهزة المطلوبة، مثل معدات الشبكة والتخزين والخوادم.
إنشاء اتصالات
بعد وضع الأسس التكنولوجية لنظام EDI الخاص بك، يجب عليك الاتصال بشركاء الأعمال. نظرًا لأنك تقوم بمعالجة المستندات وتبادلها مع هؤلاء الشركاء التجاريين، يجب عليك تنفيذ معايير EDI التي تسهل الاتصال الآمن.
يمكن لكل من الصناعات والمناطق المختلفة أن تفضل تنسيقًا قياسيًا متميزًا لـ EDI. يمكنك تكوين نظام EDI الخاص بك لاستخدام نفس المعايير مثل شركائك التجاريين، مما يسهل تبادل مستندات EDI. يتضمن التكوين أيضًا إعداد شبكات VPN أو جدران الحماية أو اتصالات AS2 التي تحتاجها لضمان مسار نقل بيانات آمن.
الالتزام بالمعايير
يجب أن يلتزم نظام EDI الخاص بك بلوائح ومعايير حماية البيانات المطلوبة في مجال عملك. في حالة تحديث أي معايير تستخدمها، يجب ضبط النظام للحفاظ على التوافق. وبالمثل، إذا قرر شركاؤك التجاريون تغيير المعايير التي يتبعونها، فيجب أن تكون على دراية بمواصفاتهم الجديدة وأن تكون قادرًا على استيعابها.
ما هي تحديات حلول تبادل البيانات الإلكترونية؟
قد تواجه الشركات التي ترغب في تنفيذ حل EDI التحديات الشائعة التالية.
تكاليف التنفيذ
يتطلب استخدام EDI في عمليات الأعمال استثمارًا أوليًا كبيرًا. يجب أن تستثمر في الأجهزة والبرامج والأنظمة التي تتبع المعايير التنظيمية. إذا كنت تستخدم موفر شبكة EDI تابع لجهة خارجية، فأنت بحاجة أيضًا إلى الدفع مقابل هذه الخدمات. لضمان نجاح دمج EDI، يجب تدريب موظفيك على عمليات EDI والنهج والمعايير والبرامج. التدريب المستمر له أيضًا آثار على التكلفة ويتطلب من الشركات إنشاء موارد تدريب يمكن الوصول إليها.
رسم خرائط المستندات
التحدي الآخر هو رسم خريطة فعالة لتنسيق EDI للمستندات الموجودة. إذا كنت تستخدم حاليًا أنظمة متعددة، فيجب عليك اختبار تخطيط البيانات على نطاق واسع لضمان الدقة. يمكن أن تستغرق العملية وقتًا طويلاً ومعقدة إذا لم تكن لديك الخبرة للإشراف عليها.
تحديات التحجيم
بعد تشغيل حلول EDI الخاصة بك، قد تجد صعوبة في توسيع نطاق نظامك عبر جميع شركاء الخدمات اللوجستية والبائعين. على سبيل المثال، قد تحتوي أوامر الشراء على قواعد عمل وعناصر بيانات وحقول مستندات مختلفة اعتمادًا على شريك التداول الخاص بك. لتوسيع نطاق نظام EDI، يجب أن تتكيف مع المستويات المختلفة من استعداد EDI عبر مختلف البائعين.
المراقبة المستمرة
تعيق المعلومات غير الدقيقة أو غير المكتملة أو غير المتسقة حلول EDI. يجب عليك مراقبة أنظمة EDI ومعايير الأمان الحالية باستمرار لمنع الاضطرابات المحتملة أو انخفاض جودة البيانات أو حالات عدم الامتثال. للتخفيف من مشكلات الامتثال الناشئة، يجب تخصيص الموارد لعمليات التدقيق المنتظمة وتقييمات الأمان ومراجعات الأداء.
كيف يمكن لـ AWS دعم متطلبات تبادل البيانات الإلكترونية؟
Amazon Web Services (AWS) تقدم AWS Transfer Family، والتي يمكنك استخدامها لمشاركة البيانات وإدارتها بسهولة من خلال عمليات نقل الملفات الآمنة والبسيطة والقابلة للتطوير. مع خدمة Transfer Family، يمكنك:
- إدارة عمليات نقل الملفات وتحديث عمليات سير عمل النقل في ساعات
- تخزين المعلومات في نظام ملفات نظام الملفات المرن بـ Amazon (Amazon EFS) أو خدمة التخزين البسيطة في Amazon (Amazon S3) وتشغيل المهام الآلية القائمة على الأحداث باستخدام خدمة منخفضة التعليمات البرمجية
- الامتثال لمتطلبات الأمان مع تشفير البيانات ونقاط نهاية VPC وFIPS وPGP
- دعم الآلاف من المستخدمين المتزامنين لتوسيع نطاق عمليات نقل ملفات B2B بسرعة
يمكنك استخدام Transfer Family لتحويل نظام مستندات EDI الخاص بك إلى سير عمل قوي وحديث لنقل الملفات.
بدء استخدام تبادل البيانات الإلكتروني على AWS من خلال إنشاء حساب اليوم.
